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参谋政务 管理事务 搞好服务
2015-04-23 15:53:40   来源:县政府办公室   点击:

参谋政务   管理事务   搞好服务

县政府办公室 余飞

 

办公室是协助领导和其他科室参谋政务、管理事务、搞好服务的综合职能科室,是联系群众以及社会各界的重要窗口。办公室工作是否正常、高效,关系到整个单位的效率和形象。下面,我就从四个方面跟大家一起探讨下办公室工作。

一、办公室工作职责

办公室主要职责在我们各个单位的“三定”方案中都有明确具体规定,主要就是为单位的正常、有序、高效运转提供参谋、服务、管理、协调等方方面面的保障作为我们县、乡两级单位办公室这个二级机构来说,我把其职责概括为三句话:参谋政务、管理事务、搞好服务 

(一)参谋政务

主要是指办公室(或类似办公室二级机构)根据本单位工作职责、领导要求和其他工作需要,协助单位领导班子及其成员、协调其他科室和下属单位,做好本单位中心工作、日常工作和突击工作等各方面党务、政务工作的贯彻落实和社情民意收集上报等。如:各类文件会议精神的上传下达、各类文稿材料的起草审核、领导交办事项的交办、协调、督促,等等,主要当好一个“配角”、“参谋”

(二)管理事务

  根据本单位工作分工和规章制度要求,做好日常事务的具体管理工作,如考勤考核、值班值守、电话接听、印章管理使用、文件印发、来办事人员咨询答复指引、参会人员安排等方面,如同落实好一个家庭“内当家”、“一把手”的职责,做一个恰当的“指挥员”、“协调员”

   (三)搞好服务

   主要任务是做好本单位所有职工和其他所有来人、来客的后勤服务等工作。如干部职工办公所需物品和场所的安排供给、食堂管理、来人饮食住宿安排、会议筹备和服务、车辆管理等等,主要扮演一个“管家”、“后勤部”角色。

二、办公室工作特点

   依据办公室工作职责,决定了办公室是一个单位的“大脑”和“窗口”、沟通上下的“桥梁”、联系左右的“纽带”,是一个单位的参谋中心、指挥中心、信息中心和服务中心;所以,办公室工作特点可以用“重”、“杂”、“难”、“苦”四个字形容。

(一)“重”:科室重要——“办事去问办公室”

为什么重要?我们大家从几个例子或自身经历的事件来一起感受下。我们要到一个不是很熟悉的单位去办事,不知道具体找哪个科室、哪个人、在几层楼、哪个办公室,心里第一个念头就是去这个单位的办公室问下。大家想想,是不是有这种经历?接着,办公室人员是怎样回答的、是个什么态度、他们精神状态怎么样?立马会在你头脑中留下印象,就会对这个单位形象如何、人员素质如何、管理水平怎么样心中有数了。办公室工作做得出色,就会对你单位印象深刻,做得不好,或者态度较差,那么就会对你单位印象差。同时,办公室还掌握着一些机密,比如重要文件内容、特殊事件领导批示或指示,以及本单位或本系统人员岗位调整、资金分配、物资调配初步意向,暂不宜公开的各种事项等等。这些,都充分说明办公室这个科室和这个科室人员,特别是我们办公室主任,一方面对外起一个“窗口”作用;另一方面对内,特别是对本单位工作事项开展起一个“保密”作用。这两方面作用,如果没有发挥好,就会对本单位造成不良影响,甚至恶劣后果。

(二)“杂”,事务繁杂——“请办公室同志处理”

“请某某领导阅处,请办公室做好相关工作……”。大家对这些领导指示或批示,已经习以为常。办公室工作,涉及到方方面面,要落实上级的各项任务,又要接待来访来客,又要处理应急事项,还要为领导搞好各种服务,是事无巨细、事必躬亲。就内部分工来说,有调研、信息、督办、信访、接待、文印、收发、机要、档案等各项工作。办公室干部每天都要处理好无数件事情,可以说是应接不暇,一天接听几十个电话、接收几十份文件、接待一拨又一拨来客,这都是家常便饭。总之一句话,只要一个单位在运转、一个单位在干事,办公室都不是局外人、“阵阵不离穆桂英”,你们说事杂不杂、多不多!?

(三)“难”,难度很大——“只有建议权,没有决定权”

  办公室工作是全方位、开放型的。既要处理好上下左右、方方面面的关系,又要适应领导的工作风格和方法,搞好领导班子的服务工作,领导交办的事情千头万绪。这些事有的是刻不容缓、马上就要落实的,有的则是常抓不懈、时时要催办、督促的,有的则需要走程序上会集体定的;特别是在很多事情处理上,作为办公室主任或人员,仅仅是个传声筒、二传手,不能自作主张、自己决定,稍不留神,就会误大事。比如,上面一个单位要求报送一材料,办公室都已经起草好了,但按照规定和程序,必须请领导审定后才能上报;上面催得急,领导还没有功夫审定,怎么办?报也不好,不报也不好,处于两难境地。同时,办公室日常事务繁多,出成绩时大家可能是无名英雄,寂寂无闻;在遇到问题时,可能成为矛盾的焦点,尝尽酸甜苦辣。有时候还得代人受过,委曲求全。比如,通知某位领导参加一个会议,明明办公室说得清清楚楚、明明白白,后来因为一些特殊情况,这位领导没有按照参加,好,上面责问你单位主要负责人,你们主要领导只有找你了。但我们总不能去质问应该参会的领导吧,一方面不合规,另一方面也不合情。可以说每一项工作都凝结着办公室同志的心血。

  (四)“苦”,非常辛苦——“第一个开门,最后一个关门”

  这个大家都深有体会。有些单位,尤其是一些编制人数少的单位,办公室人员很有限,而且身兼数职,事情接二连三,仅有的一个或几个人经常需要加班加点,有时候甚至通宵。只要有领导在单位上班,不管是白天还是晚上,不管是工作时间、还是休息时间,办公室人员都要在办公室呆着,随时听候领导的吩咐和调遣。特别是在防汛、防火等特殊时段,没有周末概念,某天过个周末,还觉得不正常。办公室搞文字的同志更辛苦,工作强度很大,超过了一般科室的工作量,整天不是在搞材料、就是在准备搞材料。

三、办公室工作要求

(一)政治上要绝对忠诚

    这一点,从大的方面来讲,就是要具有坚定的共产主义理想信念,坚决贯彻、执行、落实党和国家的路线、方针、政策,自觉维护党委、政府的权威和声誉,不得作出有损于党委、政府的言论和行动,坚决听党的话、跟党走,守纪律、讲规矩。从党中央在推进全面从严治党的一系列举措中,我们都应该感觉到了对公务员、党员在政治上,要求越来越严、越来越具体、越来越全面。从具体工作上来说,就是要坚决服从本单位的组织、领导,紧紧围绕单位,时时聚焦单位,处处服务单位,找准位置,发挥作用,使各项工作和服务紧贴上级要求,不得违背本单位组织和领导的正确意图;严格杜绝“阳奉阴违”现象。办公室主任只有具有良好的政治素质,才能凝聚人心,领导下属,才能保证工作沿着正确的路线健康发展,不断取得进步。

 (二)工作要极端负责

  办公室工作无小事,常常是大事小事交织、急事难事叠加,任何思想上的麻痹松懈、行为上的偏差纰漏都可能影响工作运转,甚至影响大局。因此,恪尽职守、认真负责既是做好办公室工作的必然要求,也是办公室同志必须具备的基本素质。要脚踏实地、真抓实干,说真话、报真情、做实事、求实效,不能搭花架子、做表面文章,甚至说假话、报假情、瞒上瞒下。要坚持底线思维,尽可能把各种可能的情况想全想透,把各项措施制定得周详完善,确保安全、顺畅、可靠、稳固。要牢记“天下大事必作于细”、“慎易以避难,敬细以远大”的道理,无论办文办会办事,都要一丝不苟、严谨细致、精益求精,于细微之处见精神,在细节之间显水平。对上级或领导作出的决策、部署的工作、定下的事情,要雷厉风行、紧抓快办,案无积卷、事不过夜,要扭住不放、一抓到底。

(三)奉献中要无怨无悔

  现在,有些人觉得自己当公务员收入不高,约束又多,工作量又大,同在企业工作或下海经商的同学或亲戚相比牺牲了很多,付出与回报不对等,质疑自己的人生观、价值观,导致工作放慢点、放松点,也是理所当然的。其实,自己选择的道路就应该坚持,作为共产党人,作为国家干部,就要有一颗为党为人民矢志奋斗的心,有了这颗心,就会“痛并快乐着”,再怎么艰苦也是美的、再怎么付出也是甜的,就不会患得患失。办公室工作人员要正确认识苦和乐、得与失的关系,牢固树立奉献精神,守护好共产党人的精神高地。

(四)操守上要廉洁自律

  中央八项规定出台以后,行政机关的风气大为好转,老虎苍蝇打了不少,给我们很强的警示作用。作为行政干部,就要耐得住寂寞,守得住清贫。习总书记说“当干部就不要想发财,想发财就不要当干部”。所以要注重防微杜渐,时刻警醒自己要廉洁从政。各位办公室主任官职不大,但手上的“职权”不小,有时候会面临老板请求“关照”,这个时候,就要注意了。“吃了人家的嘴软,拿了人家的手短”,不要因为蝇头小利而影响今后工作,严重的话可能会违纪违法。所以要做廉洁自律的模范,不给别人留把柄,做起事来也就可以放得开。

四、办公室工作方法

(一)加强学习,成为“百事通”

    学习,这是一个老生常谈的话题,但更是一个永恒不变的话题。办公室工作职责、特点、要求,决定我们从事办公室工作的人,要掌握方方面面的知识、信息,大到国家方针政策态势,小到吃喝接待礼节,等等。俗话说“学无止境”、“活到老,学到老”,三天不学习,你可能就跟不上新形势了。有的人下班后,和几个朋友打打牌、唱唱歌,把时间都荒废掉了,多么可惜啊!最后身边的好多人超过了自己,自己还在那抱怨领导用人不公平,其实,自己不学习不提升能力,能怪哪一个?工作之余,有时间多看看书,技多不压身,知识多是好事不是坏事,我们要学会激流勇进、迎难而上。

   1、学习政治理论。认真学习习近平总书记系列重要讲话和党的十八届四中全会精神,在思想上政治上行动上与党中央保持高度一致;认真学习上级的文件和领导讲话,正确地理解和执行上级决定、决策。

    2、学习务知识。办公室工作除了直接参与政务工作外,大量的参谋助手作用是通过日常业务工作来实现的。办公室人员要加强应用写作知识的学习,不断提高文字写作水平和公文组织能力、理论概括能力。很多办公室主任身兼数职,工作量非常大,要想高效率地完成领导交办的任务,就一定要加强对相关业务知识的学习。要学会接受和适应新事物,比如讲电子政务系统,这个作为办公室主任是必须要会,不能总是指望着有下属,万一临时有个急件一时又找不到办理人员怎么办?所以说,有关业务工作,该会都应该学会,多学点东西是好事。

   3、学习工作经验单位的很多老同志,在处理实际问题方面,有一定的经验。尤其是一些老领导,他们见多识广,处理问题更是方法独到。平时要多向单位的老领导、老同志请教,把他们的经验学到手,能力就会提升得非常快。

(二)端正态度,成为落实者

  1、树立良好工作作风。正确的工作态度,高度的工作责任心,是做好办公室工作的前提。每个办公室同志都应当发扬“四种精神”,改进工作作风。一是发扬爱岗敬业精神。既然在这个岗位上,就要热爱这项工作,不爱岗,工作肯定干不好。二是发扬艰苦奋斗精神。办公室工作相对比较多、杂、累,而且平淡,不易做出太引人瞩目的成绩,这更要求做到不为名利所诱惑,保持艰苦奋斗的品格。三是发扬团结协作精神。部门之间、上下之间、同志之间,既有分工,更要合作,要保持精神上互相鼓励,工作上互相支持,生活上互相关心。四是发扬开拓创新精神。多思多谋,高速高效,运用新思维、新方法,激发新思路、新观点,总结新经验、新办法,创造新成果、新业绩。

   2、注重工作效率首先要讲究工作重心,突出工作重点。抓住主要矛盾,不忽视次要矛盾;先急后缓,先主要后次要。其次要讲究工作策略,注意工作方法。增强工作主动性、时效性、科学性,克服盲目性,变被动为主动,做到“有的放矢”。再次要注意事物发展规律,严格工作运行程序。找准工作切入点,把握工作着力点,解决工作之难点,达到事半功倍的目的。 

   3、必须严格按章办事。办公室是行政和管理的重要部门。办公室的同志不但要协助领导建章立制,规范管理,而且要坚持“制度管人,人人平等”原则,抓好各项规章制度的落实,严格考核,公平奖惩。同时,还要严于律己,按章办事,自觉遵守各项规章制度,处处起表率作用。要求要更高,风气要更正,工作要更好。 比如,昨天大家学习的工作纪律、财务等方面的新规定、新要求,作为办公室人员必须严格执行,一把尺子量到底。 

(三)认真履职成为佼佼者

1、勤思善谋,发挥助手作用 

    参政有方。所谓“方”,就是要讲究方法,不乱发议论。参谋的方式是多种多样的,可直接进言,交谈自己的观点、看法、意见,也可通过调查报告、起草讲话、报送信息、提出建议等。要根据领导的个人特点和涉及事务的具体情况,确定参与议事的方式,使自己的思想、观点、认识与领导的意志溶为一体,被领导认可和采纳,方能达到参政目的。发挥参谋助手作用,应当对路。参谋者必须随时当好领导的“耳目”、“外脑”,眼观六路,耳听八方,把握上情,了解下情,综观工作全局,大量收集、整理信息,综合分析、筛选有益资料,拿出各项工作情况比较成熟的意见,不能临时“抱佛脚”。一个好的参谋,应有较强的针对性、分析的全面性、观点的实用性、决策的正确性,努力出上策,不出下策。  

   谋略有度。所谓“度”,就是要掌握分寸,不能出格。要做到:一是“到位不越位”。办公室在领导决策中处于辅助从属地位,“主”“从”关系不能颠倒。参谋只能帮助决策,不能代替领导决策。二是“理解不曲解”。对领导的工作意图,必须要有正确的认识。要想领导之所想,供领导之所需,急领导之所急,尽量接近领导思维,不曲解领导的意图,更不能帮“倒忙”。三是“直言不讳言”。帮助领导正确决策,发表观点要“锦上添花”,提出问题要“秉笔直谏”,不能见领导决策有误,假装不知道,反而逢迎吹捧。四是“参谋不掺和”。办公室比别的部门接触领导多,进言机会多,领导征求意见多,不能因为领导信任,就瞎掺和,乱搅和,影响正确决策。

    言之有时。所谓“时”,就是要把握“火候”,讲究效果。一是适度超前。要提前进入角色,思维在前,服务在前,参谋在前。二是选择适时。要在领导未成熟主意前适时提出建议,要在领导决策前适时拿出主意。要下“及时雨”,不放“马后炮”。三是善于理解。对提出的建议、主张,领导采纳了的要及时实施;对未采纳的,不能自弃,更不能埋怨,要服从领导,按领导的意图办。

   2、综合协调,发挥枢纽作用。办公室要全面了解单位各方面工作情况,为单位统揽全局创造条件。协调各方,统一步调,形成合力,保证政令畅通。承接内外,协助领导搞好上下左右的联系,妥善处理好各种工作关系和公共关系,上情下传,下情上报,纵横沟通,确保单位的各项工作有条不紊,高效有序。抓工作,要抓一件成一件,事事有回音,项项有交代,件件有着落。对周期长、费时多的事项,要连续跟踪实施全过程,随时向领导报告进展情况;对时间紧、任务重、难度大的事项,要明确专人负责,规定完成时间和效果;对涉及几个部门联合实施的事项,要协调有关部门实施联合督查,确保工作顺利开展。

3、优质服务,发挥窗口作用。办公室要坚持积极主动地、热情周到地为部门、基层服务,搞协调,办实事。处理事务、接待来人来访,更要热情周到。

 办公室工作无小事,要充分发挥每一个工作人员的主观能动性,充分调动每个人的工作积极性,不为名利,脚踏实地,全身心地投入到各项工作中去,增强办公室整体合力,不断提高服务质量和工作水平,努力达到领导、机关和基层满意。

    

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